El cliente
El cliente: Koffein Service y Koffein Roasters
Desde 2012, Koffein Service alquila cafeteras a oficinas e instalaciones industriales y les suministra café y consumibles de forma periódica. Según sus propios datos, sirven más de 400.000 cafés al mes a más de 600 empresas clientes, sin cuota aparte de alquiler, mantenimiento ni envío: la cuota mensual depende del café que se pide.
Koffein Roasters es la marca del grupo para particulares. Nació porque los clientes querían tomar en casa el mismo café que en la oficina, y ofrece cafés de pequeños tostadores húngaros e italianos seleccionados, además de utensilios para preparar café.
Desde 2012
alquiler de cafeteras para oficinas
600+ clientes
según datos de Koffein Service
2 marcas
portal B2B y tienda para particulares
El reto
Pedidos recurrentes, cuota de alquiler, varios sistemas
Los clientes piden café y consumibles, notifican averías y consultan sus facturas en un portal Magento cerrado, con acceso mediante inicio de sesión. La mayoría de los pedidos son recurrentes, la cuota de alquiler y las cuotas fijas mensuales se facturan en función de los pedidos, la logística funciona con iLogistic y la gestión de clientes y la facturación, con MiniCRM.
En verano de 2025 asumimos el sistema, que venía de otro desarrollador y no tenía control de versiones. El objetivo: un portal B2B estable y automatizado y, después, la nueva tienda online para particulares de Koffein Roasters sobre el mismo sistema.
La solución
Traspaso, automatización, nueva tienda online
Trasladamos Magento a un nuevo alojamiento, implantamos un flujo de desarrollo y despliegue basado en Git y GitLab (el primer despliegue en producción fue en septiembre de 2025) y lo mantenemos con actualizaciones de seguridad periódicas. Después automatizamos y ampliamos paso a paso la operativa B2B, y en 2026 creamos la tienda online de Koffein Roasters con Hyvä en la misma instalación.
Pedidos recurrentes y facturación automática
- Ampliamos los pedidos recurrentes a los clientes que pagan por transferencia y contra reembolso, no solo a los que tienen una tarjeta guardada.
- Email de recordatorio 1–2 días antes de cada pedido recurrente, teniendo en cuenta los límites de consumibles.
- Modo cuota de alquiler: el importe del pedido pasa a MiniCRM como una única línea de factura «Cuota de alquiler».
- Cuotas fijas mensuales (por ejemplo, el alquiler de un enfriador de leche) que se añaden automáticamente al primer pedido del mes y se vuelven a añadir si ese pedido se cancela.
- Bloqueo de pedidos cuando hay una factura vencida, con un aviso visible en el portal.
Gestión de cafeteras y consumibles en el portal
Gestionamos las cafeteras como productos de Magento, así que en el panel de administración se pueden fijar límites por tipo de máquina, y los clientes ven la lista de sus máquinas con sus datos y vídeos. El pedido de filtros de agua está vinculado al tipo de máquina (uno por máquina cada tres meses), y las averías notificadas en el portal llegan directamente a MiniCRM. También hicimos más fiables la sincronización con iLogistic y los pagos recurrentes con SimplePay.
Un Magento multisitio: portal B2B y tienda para particulares
Las tiendas de Koffein Roasters para Hungría (en forintos) y Austria (en euros) funcionan en la misma instalación de Magento que el portal B2B. La integración con MiniCRM y la matriz de precios por cliente se activan por sitio web, de modo que la tienda para particulares no hereda nada de la lógica de alquiler, y los pedidos de cada marca tienen su propia serie de numeración.
Tienda online de café con Hyvä y widgets propios
La nueva tienda de Koffein Roasters se está creando con Hyvä a partir de diseños en Figma. Desarrollamos un conjunto propio de widgets: hero de portada, oferta del mes, carruseles de productos, métodos de preparación, historias en vídeo, opiniones y un widget de tostador que aparece automáticamente según el tostador del producto. Con cinco nuevos atributos de café (nivel de tueste, tostador, tipo de café, región, país), los clientes pueden filtrar según sus gustos. Lo completan el buscador de Mirasvit, el checkout de una sola página, SimplePay, GLS y Packeta. La tienda está en fase de pruebas previa al lanzamiento, con la incorporación de los datos de la anterior tienda WooCommerce.
Resultados
Koffein en cifras
1 Magento
Portal B2B y tienda para particulares
Automático
Pedidos recurrentes y facturación de cuotas
5 integraciones
MiniCRM, iLogistic, SimplePay, GLS, Packeta
2 países
Tiendas para Hungría y Austria
Cronología
Julio de 2025
Traspaso, nuevo alojamiento, Git
Septiembre de 2025
Primer despliegue en producción desde Git
2025–2026
Automatización de pedidos y facturación
2026
Tienda Hyvä de Koffein Roasters
Tecnología
Magento 2.4.7HyväMiniCRMiLogisticSimplePayMirasvitFirecheckoutGLSPacketaGitLab
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Pueden funcionar un portal B2B y una tienda B2C en una misma instalación multisitio de Magento?
Sí. El portal B2B de Koffein Service y la tienda de Koffein Roasters funcionan en una sola instalación de Magento. Las integraciones B2B se activan por sitio web, así que las dos tiendas no interfieren entre sí.
¿Se pueden automatizar los pedidos B2B recurrentes también para clientes que pagan por transferencia?
Sí. En el portal de Koffein, los pedidos recurrentes funcionan también con transferencia y contra reembolso, y antes de cada uno el cliente recibe un email de recordatorio.
¿Puede Magento facturar automáticamente una cuota de alquiler o cuotas fijas mensuales a través de MiniCRM?
Sí. El modo cuota de alquiler envía el importe del pedido a MiniCRM como una línea de cuota de alquiler, y las cuotas fijas mensuales se añaden automáticamente al primer pedido del mes.
¿Cómo puedes asumir de forma segura un proyecto de Magento de otro desarrollador?
Con la migración del alojamiento, control de versiones con Git, un proceso de despliegue controlado y actualizaciones de seguridad periódicas, como hicimos con Koffein Service.
¿Puedes vender desde una tienda online en forintos y en euros, en Hungría y en Austria?
Sí. Las tiendas de Koffein Roasters para Hungría y Austria funcionan en el mismo sistema, cada una con su propio idioma y su moneda.
